AJS株式会社様｜Morinohi｜kintoneを活用した業務改善

会社名	AJS株式会社
本社所在地	東京都新宿区西新宿8-17-1 住友不動産新宿グランドタワー16階
設立	1987年03月
事業内容	システム開発事業、パッケージソフト事業、ネットワーク事業
URL	https://ajs.co.jp/

導入前の課題

タスクの量が増大し、既存ツールの管理が限界に

既存ツールでタスクの数が増えるにつれて、処理負荷や検索性に問題が発生していた
各チームがそれぞれのボードでタスクを管理していたため、他のチームの状況をリアルタイムで把握できていなかった
タスクベースでの管理はできていたが、全体を俯瞰することができていなかった

導入後の効果

タスク管理やデータ二次利用により、パフォーマンスを最大化

担当者や期限でタスクが絞り込めるようになり、朝会や週次振り返りの時間が短縮できた
チーム間でシームレスに各担当者の状況を共有することで、助け合いやコミュニケーションが促進された
ガントチャートで他チームの状況を含めて確認し、最適化を図ることができた
蓄積されたデータをAIと組み合わせて二次利用することで、評価シートや週報の作成時間を短縮できた

AJS株式会社は、TISインテックグループの一員として、豊富な現場経験と高い技術力を強みに幅広い業務課題の解決を支援するITサービス企業だ。今回、同社のITサービスオファリング部では、タスク管理の効率化とパフォーマンス向上を目指し、kintoneプラグイン「KEIKAK」を導入した。当初は必要なタスクの検索性向上を目的として選定されたツールだったが、運用を始めると、それ以上の効果をもたらしたという。
kintoneのオフィシャルパートナー企業として、顧客の業務改善を日々支援する同社は、この「KEIKAK」をどう使いこなしているのか。プロフェッショナルならではの活用プロセスを伺った。

課題

タスク増大により管理や情報共有に課題

AJS株式会社は、豊富な現場経験と高い技術力を強みに、製造現場から経営管理まで幅広い業務課題をITで解決し、お客様の事業成長に貢献している。同社のITサービスオファリング部では、kintoneをはじめとしたノーコードツールの活用支援や業務改善ワークショップの企画・運営を行っている。お客様が自ら業務改善を推進できる状態を目指し、システムやツールの導入だけでなく、人材育成や組織づくりの視点を含めた支援を行い、業務改善に取り組む企業の参考になるよう、日々の活動をnoteにて公開している。*1
同部では日々発生するタスクについて、もともと別のツールを用いた付箋方式で管理していた。年次・月次・週次の単位で目標を設定し、毎日の朝会で状況確認を行うとともに、週次で計画した目標が達成できたかを振り返り、次の週の目標を設定する。このサイクルを回すために運用していたという。
しかし付箋の数が多くなるにつれて、システムの動作が重くなる問題が発生。さらにタスクの絞り込み機能がないため、探し出すのに時間がかかっていた。タスクをチームメンバーと共有する際には、付箋の画面キャプチャーを画像で送るなどの手間が生じていたという。
またチームごとに異なるボードを見ていたため、互いのリアルタイムな状況が見えないことも課題だった。開発でリーダーを務める岩下氏は「他のチームが大変そうだとなんとなく感じていても、具体的にどういう状況かが見えず、手助けしにくい面がありました」と当時を振り返る。
このような状況で従来のタスク管理の方法に限界を感じ、新たなツールの導入検討を始めた。

*1：DXデザインチームのnote：https://note.com/ajsdxdesignteam

選定

利用体験の向上やガントチャートの活用のメリットからKEIKAKを採用

タスク管理ツールを探していたところ、kintoneプラグインに詳しい社員から、アーセスが提供する「KEIKAK」を紹介された。 ITサービスオファリング部では、日々の作業の効率化に向けてkintoneを使用しており、同じプラットフォームで利用できるKEIKAKは扱いやすかった。また、KEIKAKのボード機能が従来の付箋型ツールと管理方法が似ており、これまでの運用ルールを大きく変えずに移行できる点が評価された。
KEIKAKのデザイン性も高く評価されたポイントだ。渡邊氏は「付箋型の場合は付箋の量によって表示幅が伸縮して見づらかったのですが、KEIKAKはすっきりと整理された画面で、視認性が高い点にメリットを感じました」と語る。
既存ツールにはないガントチャートが利用できる点も選定を後押しした。岩下氏は「各プロジェクトの状況を横串で確認できるのが、リーダーとしてはありがたい機能だと思いました」と語る。
こうした点が評価され、KEIKAKが選定された。導入を担当した渡邊氏は運用方法の策定に苦労したと明かす。「構造が全く同じではないため、既存ツールで運用していた部分をどうカバーするのかに頭を悩ませました」。
これからKEIKAKの利用を始めるユーザーは、区分・予定の種類・進捗状況は初期段階でしっかりとルール設計しておくことが重要だと渡邊氏はアドバイスを送る。「どう使うかをチームで共通認識として持っていることでツールが定着しますし、後から蓄積されたデータを活用しやすくなります」（図1参照）。

効果

的確にタスクを管理でき、チームパフォーマンス向上にも貢献

朝会や振り返りの時間短縮と、チームの垣根を越えた助け合いを実現

KEIKAKの導入により、担当者や期限でのタスクの絞り込みが瞬時にできるようになった。「毎日の朝会での業務確認や、週次目標の振り返りにかかる時間が明らかに短縮されました」（渡邊氏）。
また、他のメンバーのタスクや進捗状況が見えることで、抱えるタスクの偏りが把握できるようになった。日々KEIKAKを利用する水馬氏は「私自身が周りの状況を把握できるようになりましたし、周りの人も自分が何をしているか分かってくれるので安心感があります」と語る。さらに複数のチームが同じKEIKAKのボードを利用するようになったことで、他のチームがどのような仕事をしているか可視化され、パフォーマンスが向上したという。「チームの垣根を越えて状況が見えることで『手が空いているから手伝いましょうか』という声かけや、『あの人があの案件に入っているなら聞いてみよう』といったコミュニケーションが生まれました。これは当初、期待していなかった効果です」（岩下氏）。

蓄積されたタスクデータをAIが整理することで、評価シートの作成時間が1週間から2日に短縮

日々のタスクがKEIKAK上にデータとして蓄積されていくことで、思わぬ効果が実現した。半期に一度の業績評価の際、以前は各メンバーがどのような仕事をしたかを細かく調べながらシートに記入するため、作成にトータルで1週間ほどかかっていた。そこで今回、KEIKAKに蓄積された半年分のタスクデータを担当者ごとにCSVで出力し、定性・定量の評価軸などの条件とともにAIに読み込ませて要約させる仕組みを構築した。「AIを活用することで、評価シートの作成が2日ほどで終わるようになり、格段に生産性が上がりました」（岩下氏）。同様に、週次報告のためのデータ作りもAIを組み合わせて自動化し、リーダーやメンバーの手間を省くことに成功している。さらに、kintoneのゲストスペースを活用し、KEIKAKの画面上で社外のパートナーや顧客と直接スケジュール感の共有や進捗確認を行うなど、kintoneの機能を活かした工夫も実践している。

今後の展望

より長期的な管理を実現し、さらなる活用へ

「現在は週次のタスク管理が中心ですが、今後は年次・月次の目標管理にもKEIKAKを活用していきたいと考えています」と渡邊氏は語る。年次目標を日々のタスクへと落とし込み、常に目標を意識する仕組みを作ることで、社員の自律的な成長を促す狙いだ。またアーセスへの期待として岩下氏は、「誰もが直面するような身近な課題を解決し、個人やチーム全体の生産性を向上できる『現場目線のプロダクト』を、引き続き提供してほしいです」と語る。日々の作業を徹底的に効率化し、個人からチーム、そして組織全体の成長へ。同社の業務効率化と目標達成に向けた挑戦は、この先も進化を続けていく。

※組織名称等は取材時のものです

タスク可視化で、チームの「困った」がわかる！KEIKAK活用で生まれたコミュニケーションと成果