見積から請求までの情報共有とコミュニケーションをkintoneへ一本化。効率化で生まれた余裕は従業員のケアに

建設現場やイベントに欠かせない、組立ての"足場"。株式会社フコクは足場のレンタル・販売・仮設工事を生業とし、東北・北関東ではトップクラスのシェアを誇る企業だ。

業界共通の課題である「3K シゴト」の改善にも力を入れており、以前から保障や休日の制度整備を進めてきた。kintone 導入も、そういった働き方改革の一貫であったという。

業務効率を高め、ムダを見直し、残業を削減する。kintone はその実現に大きな効果を上げたという。そこで、kintone を担当してきた総務グループの皆様に、導入の背景から現在の活用までを伺った。

集計作業を効率化し残業を削減するには、情報共有の方法を根本的に変える必要があった。そこでアーセスから提案したのが、kintone を開発基盤にした一気通貫の案件管理アプリだ。

このアプリでは情報の一元管理に重きが置かれた。タブ切替により、案件に関わる見積・発注・売上の情報を確認することができる。これまでは別々の Excel ファイルで管理されていた情報を、1画面に集約することに成功した。

出来高集計表は各現場ごとの出来高を月単位で集計するものだ。このアプリは特に現場担当の利用が多い画面であるため、元々管理をしていた Excel の画面にできる限り近づけて開発が行われた。kintone には無いデザイン開発に苦労も伴ったが、新しいシステムを使う現場のことを考えれば必要なものであった。

この案件管理アプリは複数のアプリで構成されている。見積前に行う調査、現場ごとの出来高入力、全体の進捗工程管理、これらは別々のアプリから営業が入力を行なっている。使い勝手、データ管理の面から、敢えて分けての開発が行われたのだ。

情報共有の効率化という観点では、コメント機能の活用も効率化に貢献している。社内連絡が電話からコメントに移行したことで、思わぬ効率化の効果があったという。

特に活用されているのが、営業との請求に関わる確認だ。集計が自動化されても、個別の調整や、それに関わる確認が無くなることはないだろう。その連絡が電話のままでは、折返し待ちやすれ違いのムダが残り続けてしまう。

しかし、コメントを使えば担当宛に通知されるため、リアルタイムでなくとも相手に伝えることができるようになる。これにより、「電話をかけ直す」を覚えておくタスクは必要無くなり、また頭の中から忘れてしまっても良い。必要な時は案件のレコードを見返せばよく、記録が残ることはとても便利だという。